Строительная фирма

Профиль компании – аренда строительной техники, проектирование и установка бетонных сооружений

Число сотрудников (офисных) – 17 сотрудников. Основной офис находится на территории строительной базы в пригороде, небольшой офис – в центре города.

Задачи и проблемы – фирма работает как с мелкими, так и крупными заказами (в том числе, как подрядчик строительных фирм), объем небольших заказов – около 40% общей выручки. Поиском клиентов и приемом заказов занимается отдел продаж.

Начальство находится в основном в центре города – где удобнее встречаться с представителями крупных клиентов, тогда как сотрудники отдела продаж находятся на базе, делают «холодные звонки» и принимают небольшие заказы. АТС уже интегрирована с Skype for Business. На базе установлен СКУД – турникеты на входе в базу.
Менеджеры, по сути, предоставлены сами себе. Территория базы большая, рядом парк – велико искушение часто отлучаться, особенно в теплое время года. Однако именно тогда спрос значительно растет, и отсутствие менеджера на рабочем месте означает пропущенные заказы и снижение выручки.
По этой причине необходимо было ввести контроль нахождения сотрудника на рабочем месте, а также проконтролировать его звонки – сколько сделано, с кем общался, были ли пропущенные.

Решение

Был выбран SkypeTime. Основной источник данных – Skype for Business (звонки и статусы). В качестве дополнительного источника данных использован СКУД. С его помощью можно определить, когда сотрудник находится на территории базы, но нет на рабочем месте (нет активности в Skype for Business, но нет отметки СКУД о уходе).

Результат

  • Анализ пропущенных звонков показал, что в течение двух недель игнорировались все звонки от крупного потенциального клиента. Причина игнорирования, как затем оказалось, состояла в конфликте именно этого менеджера по продажам с представителем этой фирмы. Конфликт был разрешен, с клиентом налажено сотрудничество. Объем заказа от данного клиента составил около 7% выручки всей фирмы.
  • Выявлены потери рабочего времени – ранние уходы, опоздания, частые кратковременные отсутствия – в целом около 15% всего фонда рабочего времени. Нагрузка была перераспределена, сокращено 3 сотрудника.
  • Было определено, что около 10% рабочего времени уходило на «пятиминутки» и совещания – когда отвлекаются все сотрудники. Формат совещаний был изменен – сокращена продолжительность и частота. После изменений, совещания занимают максимум 3-5% рабочего времени в наименее нагруженный период.
  • Двое сотрудников, которые показали наибольшую продуктивность, повысили – теперь они работают с ключевыми клиентами. Это разгрузило директора, которому реже приходится решать рутинные вопросы, а эти сотрудники получили прибавку к заработной плате.
Система контроля и управления доступом и SkypeTime

Системы мониторинга персонала: СКУД или SkypeTime

Как в часах взаимодействие шестеренок и пружин задают работу всего механизма, эффективная работа каждого сотрудника определяет успех всего предприятия. Поэтому руководителю важно контролировать качество работы своих подчиненных. Для этого нередко используют систему контроля и управления доступом (СКУД). Логика при этом проста – сопоставляются данные по времени прихода и ухода через пункты пропуска, и делается вывод о продолжительности работы сотрудника.

Но стоит ли полагаться на эти данные? К сожалению, СКУД не идеальна:

Сам факт прохода пропускного пункта не означает нахождения непосредственно на рабочем месте.

Многие СКУД можно обойти – например, недобросовестный сотрудник может попросить «отметиться» другого вместо него.

Нередко сотрудник может просто обойти сам пункт пропуска.

Программное обеспечение СКУД мало ориентировано на анализ данных, отчетов нет или немного, и они не информативны.

Эти недостатки могут быть решены внедрением более проработанной, сложной (и, как правило, более дорогой) системы. Но полученная информация все равно не даст ответа на более важные вопросы – чем сотрудник занимался на рабочем месте, насколько продуктивной, равномерной и корректной была его работа.

Что же делать? Решение – привлечение дополнительных данных для сопоставления с собранным СКУД, что позволило бы увидеть закономерности и направления развития. Это могут быть данные о работе сотрудника на компьютере с различными системами. Вариантов много — это нахождение онлайн и коммуникация по Skype for Business/Lync, использование внутрикорпоративных ресурсов и удалённых рабочих столов, логи операционной системы и многое другое.

система мониторинга рабочего времени skypetime

Такой подход позволяет решить указанные ранее проблемы — если сотрудник и обойдет СКУД тем или иным образом, данные из других источников покажут реальную картину. Именно такой подход использует система SkypeTime. При этом это лишь одна из многих доступных возможностей:

Анализ группы сотрудников или отдела в целом

Анализ работы сотрудника будет наиболее полным только в сопоставлении с коллегами. Не уходят ли на перерывы все вместе «за компанию»? Нет ли моментов, когда в отделе никого, а фирма теряет клиентов?

Развитая система отчетов, более интуитивный и удобный интерфейс

SkypeTime ориентирован на обычных пользователей, менеджеров и сотрудников отделов кадров. Поэтому доступны актуальные и удобные отчеты – ничего лишнего.

Комплексный подсчет продолжительности рабочего времени

Имея данные из различных источников, можно настроить различные правила учета рабочего времени для разных групп сотрудников, учитывая особенности их труда.

Дополнительные данные для анализа безопасности информационных систем

Можно увидеть потенциальные риски безопасности – например, сотрудник не находится на рабочем месте, однако от его имени идет взаимодействие с конфиденциальными данными.

Модульная система

Концентрируйтесь на одном источнике данных или сравнивайте различные. А если появятся новые источники данных, будет возможность легко добавить их.

Система различных графиков работы

Учет отпусков, отгулов и больничных

Контроль опозданий и отсутствий

Возможности автоматических оповещений

Нет необходимости ставить дополнительные программы на каждом устройстве

как выбрать систему рабочего времени

Как подобрать систему мониторинга персонала

HR, как канатоходец, балансирует между интересами сотрудников и бизнеса. С одной стороны необходимо поддерживать привлекательность компании для соискателей и создавать приятный климат внутри коллектива, с другой – выполнять требования руководства. Одна из таких задач на стыке интересов — контроль рабочего времени сотрудников с помощью специализированных систем. Как правило — это программы-шпионы, которые собирают информацию по максимуму – что нужно и не нужно.

В то же время сама возможность такого контроля, а тем более внедрение на практике, воспринимается «в штыки» сотрудниками, как добросовестными, так и не очень. Причин тому много: мало кто любит прямое «шпионство» над собой. Также сотрудники не знают, что и как собирается, а потому справедливо обеспокоены безопасностью своих личных данных, возникают слухи и т.д.

В итоге возникает сильное противодействие системе – начиная от поиска лазеек и искажения данных, заканчивая нарастанием негатива, вплоть до ухода ценных сотрудников. В конце концов, для сохранения коллектива от программы отказываются или используют крайне ограниченно, то есть эффект в лучшем случае нулевой, а порой даже отрицательный.

Но на самом деле возникший конфликт интересов можно предотвратить. Эффективнее всего это сделать еще на стадии выбора программы и развертывании системы. Так как организовать мониторинг и при этом сохранить лояльность сотрудников?

как выбрать систему рабочего времени

1. Уважать личное пространство сотрудника

Система должна собирать только ту информацию, которая отвечает на вопрос – сколько работал сотрудник. Сбор данных не должен переходить в слежку. Система НЕ должна иметь доступа к переписке, НЕ должна снимать экраны или записывать нажатия с клавиатуры.

2. Обеспечить прозрачность системы

У сотрудника должна быть возможность видеть то, что о нём знает «большой брат». Это может быть доступ в личную панель со всей информацией по себе или регулярная рассылка отчётов.

3. Не мешать рабочему процессу

Мониторинг должен быть не заметен в работе – не добавлять дополнительных задач сотруднику и не загружать компьютер.

4. Быть полезным самому работнику

Не только менеджер, но и рядовой сотрудник должен видеть пользу от введения системы. Например: данные о часах переработки наглядно обосновывают запрос на помощника, увеличение ЗП, премию или отгул; доступ в личную панель даёт возможность самоконтроля и соревновательности с коллегами.

Система СкайпТайм в полной мере удовлетворяет этим требованиям:

Собирает только информацию о присутствии: вход/выход с ПК, СКУД, статус присутствия в Skype for Business и других корпоративных сервисах

Есть панель пользователя с данными о личной продуктивности и графиками работы, отпусков, больничных, отгулов

Система не подключается и не устанавливается на компьютеры сотрудников, ничего не отвлекает, не виснет, админ не подходит, чтобы починить

Позволяет спланировать, подать заявление и утвердить отпуск/отгул/больничный в пару кликов

Доступен бесплатный тестовый период в 2 месяца!