автоматизация

Учет рабочего времени происходит по-разному. Иногда это лист бумаги, в котором сотрудники сами отмечаются с утра, или системы вовсе нет и все основано на честности. Но действенный контроль решает множество проблем и задач, о которых руководитель, возможно, даже не задумывался. Назовем пять возможностей, которые дает система контроля рабочего времени:

1. Экономия времени и денег за счет:

Автоматизации расчетов и сбора данных: не нужно переводить данные в электронный вид из множества таблиц и ведомостей
Защиты от мошенничества: систему контроля рабочего времени нельзя «попросить отметиться» или исправить сведения о ранее допущенных нарушениях.
Упрощения работы: не нужно собирать табели и первичные данные от каждого сотрудника: все уже есть в системе

2. Справедливое отношение: у системы нет «любимчиков», она просто обрабатывает данные. Такая прозрачность особенно важна, когда это связано с начислением заработной платы.

3. Своевременное выявление проблем с посещаемостью:

Система контроля вовремя уведомляет о проблемах, как например повторяющиеся опоздания, регулярные отсутствия, уходы пораньше и так далее.
Отсутствие сотрудника стоит дороже, чем только лишь расходы на его зарплату: затягивается выполнение общих проектов, теряется время на «раскачку» после отвлечения, производительность падает.
Сохранение здорового климата в коллективе: если прогульщики не получают адекватного наказания за отсутствие, то и остальные коллеги будут склонны прогуливать. С другой стороны, из-за отсутствия одних остальные вынуждены работать больше, что увеличивает их недовольство.

4. Отражение реальных временных затрат – система позволяет увидеть:

Какие сотрудники работают больше всего: на основании должностей и отделов этих людей можно предположить, какая часть бизнес-процесса требует больше всего ресурсов и усилий
Контроль сверхурочной работы и ранних уходов: эта информация подскажет, в каком случае нужно нанять больше сотрудников или перераспределить нагрузку на менее продуктивного человека.
Данные для анализа и сравнения: если без системы контроля можно только «прикидывать» затраты времени, то с ней эти данные точны и доступны. Это упрощает анализ бизнеса: например, можно сравнить затраты времени с стандартом и понять пути развития.

5. Упрощение расчета заработной платы

Снижение вероятности ошибки: подготовка табелей «вручную», особенно при учете опозданий, перерывов, оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, требует усилий, а допущенная ошибка может дорого стоить, привести к последующим проблемам и расхождениям. Система дает более точные данные и не требует просматривать все прошлые записи, заявки и следить за ними.
Удобное хранение и передача данных: системы позволяют вывести данные в виде электронных таблиц, которые можно импортировать в другие системы для дальнейших расчетов, анализа, бухгалтерии и оплаты.

Контролировать «вручную» рабочее время подчиненных в маленьком коллективе вполне реально, но с ростом компании эта задача уходит из центра внимания. Важность контроля при этом не снижается, поэтому момент активного роста отлично подходит, чтобы перейти к использованию системы контроля рабочего времени.

5 причин для внедрения системы контроля рабочего времени (.pdf) скачать

Эффективность и продуктивность схожи по значению и часто используются как синонимы. Но в управлении персоналом акценты у этих понятий разные.

В чём разница? Повысить эффективность – значит сделать то же, но быстрее. Повысить продуктивность – делать больше за то же время.

В повышении эффективности труда есть ограничения:

Некоторые задачи нельзя сделать быстрее. На производстве технологический процесс требует времени, его задают физические или химические законы. В продажах нельзя прервать звонок на полуслове.
Необходимо исследовать бизнес-процессы предприятия. Это займёт дополнительное время или вложения.
Рост эффективности имеет свой пр едел — за последние 20 лет большинство предприятий и так внедрили передовой опыт, и дальше выжимать воду из камня невозможно.

Второй подход, который используют компании – повышение продуктивности. Эксперты по проектированию организации и эффективности Майкл Манкинс и Эрик Гартон изучили данные последних 30 лет. Исследование показало:

В среднем 15% сотрудников – это «звёзды», которые «тянут всё на себе». Они обладают значительным потенциалом, но работают на ограничивающих должностях. Повышение такого сотрудника приведёт к позитивным изменениям.
Мотивированный сотрудник в среднем работает в 2,25 раза продуктивнее.
Большинство сотрудников хотят быть продуктивными, но ≈20% рабочего времени уходит на согласования и бюрократию.

Если поиск «звёзд» и развитие потенциала — это дело умелого управления, то побороть бюрократию можно с помощью средств автоматизации. Выручают компьютерные системы электронного документооборота, диспетчеризации задач, управления проектами, контроля рабочего времени сотрудников и многие другие.

Современность требует постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность.

Билл Гейтс

Эффективность или продуктивность – нужно ли выжимать воду из камня? (.pdf) скачать