5 причин для внедрения системы контроля рабочего времени

Учет рабочего времени происходит по-разному. Иногда это лист бумаги, в котором сотрудники сами отмечаются с утра, или системы вовсе нет и все основано на честности. Но действенный контроль решает множество проблем и задач, о которых руководитель, возможно, даже не задумывался. Назовем пять возможностей, которые дает система контроля рабочего времени:

1. Экономия времени и денег за счет:

  • Автоматизации расчетов и сбора данных: не нужно переводить данные в электронный вид из множества таблиц и ведомостей
  • Защиты от мошенничества: систему контроля рабочего времени нельзя «попросить отметиться» или исправить сведения о ранее допущенных нарушениях.
  • Упрощения работы: не нужно собирать табели и первичные данные от каждого сотрудника: все уже есть в системе

2. Справедливое отношение: у системы нет «любимчиков», она просто обрабатывает данные. Такая прозрачность особенно важна, когда это связано с начислением заработной платы.

3. Своевременное выявление проблем с посещаемостью:

  • Система контроля вовремя уведомляет о проблемах, как например повторяющиеся опоздания, регулярные отсутствия, уходы пораньше и так далее.
  • Отсутствие сотрудника стоит дороже, чем только лишь расходы на его зарплату: затягивается выполнение общих проектов, теряется время на «раскачку» после отвлечения, производительность падает.
  • Сохранение здорового климата в коллективе: если прогульщики не получают адекватного наказания за отсутствие, то и остальные коллеги будут склонны прогуливать. С другой стороны, из-за отсутствия одних остальные вынуждены работать больше, что увеличивает их недовольство.

4. Отражение реальных временных затрат – система позволяет увидеть:

  • Какие сотрудники работают больше всего: на основании должностей и отделов этих людей можно предположить, какая часть бизнес-процесса требует больше всего ресурсов и усилий
  • Контроль сверхурочной работы и ранних уходов: эта информация подскажет, в каком случае нужно нанять больше сотрудников или перераспределить нагрузку на менее продуктивного человека.
  • Данные для анализа и сравнения: если без системы контроля можно только «прикидывать» затраты времени, то с ней эти данные точны и доступны. Это упрощает анализ бизнеса: например, можно сравнить затраты времени с стандартом и понять пути развития.

5. Упрощение расчета заработной платы

  • Снижение вероятности ошибки: подготовка табелей «вручную», особенно при учете опозданий, перерывов, оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, требует усилий, а допущенная ошибка может дорого стоить, привести к последующим проблемам и расхождениям. Система дает более точные данные и не требует просматривать все прошлые записи, заявки и следить за ними.
  • Удобное хранение и передача данных: системы позволяют вывести данные в виде электронных таблиц, которые можно импортировать в другие системы для дальнейших расчетов, анализа, бухгалтерии и оплаты.

Контролировать «вручную» рабочее время подчиненных в маленьком коллективе вполне реально, но с ростом компании эта задача уходит из центра внимания. Важность контроля при этом не снижается, поэтому момент активного роста отлично подходит, чтобы перейти к использованию системы контроля рабочего времени.

5 причин для внедрения системы контроля рабочего времени (.pdf) скачать