Active Directory

servilon

IT компания

Профиль компании – удаленная техническая поддержка и мониторинг информационных систем клиентов

Число сотрудников и структура фирмы – 43 человека; 3 офиса в 2 странах. Часть сотрудников работают удаленно.

Задачи и проблемы

Из-за разницы в часовых поясах с клиентами некоторые сотрудники работают до позднего вечера или ночью из дома. После такой внеурочной работы сотрудники берут отгул на пол дня. С появлением новых офисов ручной учёт отработанных часов и отгулов перестал работать. Была не понятна нагрузка на персонал, кто и сколько работает.

Особенности фирмы ставили такие ограничения:

  • сохранить либеральный стиль управления;
  • гарантировать безопасность информации клиентов компании;
  • дать сотрудникам возможность самоконтроля.

Решение

В компании активно использовались корпоративные продукты Microsoft: Skype for Business, Active Directory и Remote Desktop Gateway. Поэтому решение на базе этих продуктов хорошо вписывалось в инфраструктуру. SkypeTime не снимает картинку с экранов пользователей, не записывает нажатия клавиш и не требует установки на рабочие компьютеры – требования по безопасности и лояльности контроля соблюдены. Через веб-интерфейс сотрудник может просмотреть сколько и когда он отработал, сколько брал отгулов, сколько использовано отпускных.

Результат

Помимо основной задачи – иметь объективную информацию о работе сотрудников, СкайпТайм помог перераспределить задачи, разгрузить сотрудников с большими переработками и занять делом более свободных.

анализ присутствия
Цветом выделены периоды одновременного ухода сотрудников

По отчёту по отделам было замечено, что сотрудники всего отдела поддержки одновременно уходят за кофе. Из-за этого могли быть пропущены звонки от клиентов.

Простым решением стала инструкция брать перерыв по очереди. Сократилось среднее время приёма и решения заявок на 35%.

servilon

Рекламное агенство

Профиль компании – рекламное агентство (наружная реклама, дизайн)

Число сотрудников – 23 человека, 1 офис. Основные отделы – специалисты по продажам и дизайнеры.

Задачи и проблемы

Хотя все сотрудники находятся в одном офисе, директору приходилось все чаще отсутствовать на месте (переговоры с ключевыми клиентами, командировки и т.д.) – иногда в течение всей недели. Снизились продажи (менеджеры по продажам мотивировали это низким спросом), увеличилось время подготовки дизайн-проектов: на простую задачу стало уходить 3-4 дня.
Источником проблемы определили снижение контроля. Решение проблемы должно было обеспечивать:

  • контроль ранних уходов, опозданий
  • контроль частоты отсутствия на рабочем месте в течение дня, частых отвлечений
  • сопоставление нагрузки связанных сотрудников – для помощи в распределении задач и планировании загрузки
  • учет частых командировок менеджеров по продажам (со своими ноутбуками и смартфонами)
  • разные графики работы сотрудников – у части дизайнеров график гибкий, некоторые дизайнеры могут работать из дома, у менеджеров по продажам – ненормированный

Решение

Был выбран SkypeTime. Для офисных работников в качестве основного источника был выбран Active Directory. Все сотрудники использовали пакет Office 365 (в том числе Skype for Business), поэтому в качестве дополнительного источника данных о присутствии и для анализа звонков использовали S4B. Вариант размещения – Cloud.
В рамках внедрения, первый месяц сотрудники не были уведомлены о установке системы. После этого каждому был открыт доступ к статистике.

Результат

  • Выявлены ранние уходы сотрудников в случаях, когда директор был в отъезде. Зачастую уходили все вместе, за 20-30 мин до окончания рабочего дня. После открытия системы такие инциденты не происходили.
  • В течение дня сотрудник отсутствовал на рабочем месте суммарно в течение 1-1,5 часа (не считая обедов). После внедрения показатель снизился до 15-20 мин (снижение 75%).
  • Обнаружены частые случаи длительного ухода всех сотрудников отдела продаж, в течение которого были пропущенные звонки от клиентов. Благодаря увеличению контроля, сотрудники стали активнее искать новых клиентов и взаимодействовать с имеющимися. Контроль трудовой дисциплины дизайнеров привел к снижению времени на подготовку проектов – в среднем до суток – фирма стала более гибкой для клиентов. В целом рост продаж составил 15%.