Удаленная работа: три «К» выигрышного подхода

Люди все более внимательно следят за балансом между работой и жизнью, поэтому удаленная работа – растущий тренд в организации найма. Ее преимущества ясны: сотрудники получают большую гибкость, определенную свободу в работе и распределении времени, а организации – рост производительности, сокращение расходов, в том числе на содержание офиса. Доступ к большему рынку труда позволяет нанять более квалифицированного работника или найти узкого специалиста именно в нужной сфере.

Но не всегда такой подход приносит пользу – по данным MIT, 82% групп, работающих удаленно, достигали не всех поставленных целей, а 33% посчитали свою работу в целом провальной. Это затронуло и гигантов индустрии: например, Yahoo в 2013 году отказался от удаленной работы сотрудников, ссылаясь на недостаточные «скорость и качество» работы. С другой стороны, в других фирмах рост продуктивности благодаря удаленной работе достигал 43%.

Почему же у одних фирм от удаленной работы возникают лишь проблемы, а другие получают хорошие результаты? Причины могут носить чисто технический характер, но, согласно точки зрения Шона Грабера (CEO тренинговой фирмы), основная проблема – непродуманный процесс взаимодействия в коллективе. Для достижения хороших результатов он рекомендует акцентироваться на 3 основных моментах:

Коммуникация

В виртуальном пространстве поставить задачу, объяснить что-то или достичь согласия сложнее, чем при общении «вживую». Поэтому навык коммуникации должен учитываться еще при подборе персонала: здесь он столь же важен, как знание языков программирования для разработчика.
Сами конференции тоже требуют правильной организации. Исследование HBR показало, что во время удаленных конференций большинство людей отвлекаются: 63% отправляют email, 25% играют в игры, 44% пишут SMS и т.д. При этом сотрудники отвлекаются реже, если во время конференции они находятся за стационарным компьютером, а не пользуются смартфоном. Это можно проконтролировать – например, с помощью данных Skype for Business можно отследить время, проведенное за компьютером.
Для важных вопросов рекомендуется использовать видеоконференции – они наиболее полно вовлекают участников. Если обсуждение объемное, каждые 20-25 минут необходимо подводить промежуточные итоги. Для более простых задач достаточно воспользоваться email или сообщением.

Координация

При удаленной работе, скоординировать коллектив и распределить роли требует больших усилий. При живом общении несложно подойти к коллеге и «сверить курс»: правильно ли была понята задача, что уже сделано и т.д., а при необходимости – внести исправления. При удаленной работе такие «сверки» случаются реже, поэтому риск неправильного развития событий растет.
В качестве решения рекомендуется еще в начале работы как можно более четко распределить задачи и роли сотрудников. Результаты и все решения необходимо задокументировать и выложить их в общедоступном месте. Начальник должен регулярно проверять процесс выполнения, при этом проверка не должна быть поверхностной: нередко «почти готово» означает, что к выполнению задачи сотрудник не приступал.

Культура

Культура отношений внутри коллектива важна и при офисной работе, но при удаленной работе ее роль становится критической. Работая самостоятельно, сотрудники склоняются концентрироваться на задаче и игнорировать коллектив – что в долгосрочной перспективе снижает вовлеченность и увеличивает риск ошибок.
Наиболее хорошо в этом случае будут работать встречи «вживую». Так поступает, например, GitHub: даже при удаленной работе, первую неделю новый штатный сотрудник работает в центральном офисе, принимая ценности фирмы. Такие встречи не обязательно сугубо рабочие – общий отдых или участие в конференции тоже дают положительный результат. При невозможности встречи «вживую», хороший эффект может принести общение с коллегами: не обязательно по рабочим вопросам, а про их жизнь, увлечения. Это усилит положительные связи в коллективе.
Реализация этих акцентов – время- и ресурсоемкая задача, но оно того стоит: сотрудники получают больше свободы и возможностей, а собственники – снижение издержек и повышение эффективности труда.

Удаленная работа: три «К» выигрышного подхода (.pdf) скачать

5 шагов к эффективным совещаниям

Cовещания занимают все больше времени: согласно исследованиям, за последние 50 лет их продолжительность увеличилась в 2,3 раза, с 10 до 23 часов в неделю. Продолжительные и скучные, они давно стали любимой темой корпоративного юмора.

Dilbert - совещания не всегда эффективны

Определить, сколько времени уходит на совещания, поможет система контроля рабочего времени (например, с помощью логирования конференций в Skype for Business). Но проблема острее, чем только лишь потеря рабочего времени: совещания могут привести к общему падению эффективности. Исследование 20 организаций показало, что в тех фирмах, где совещания проводятся неэффективно (частый уход от темы, взаимные обвинения и т.д.) реже внедряются инновационные идеи, снижается доля на рынке, повышается текучесть кадров, падает степень вовлеченности и лояльности сотрудников.

Руководители стремятся решить эту проблему и используют «классические» приемы: постановка темы совещания, протоколирование, делегирование полномочий и т.д. Но исследования показали, что этого недостаточно — проблема имеет комплексный характер и должна решаться системно. Специалисты в области организации предлагают решение в виде 5 шагов:

  1. Узнайте у каждого участника, как на него влияют совещания
  2. Это позволит определить глубину проблемы – например, насколько серьезно возмущение совещаниями, что мешает больше всего, сколько работы остается несделанной. Здесь важен индивидуальный подход – на людях многие будут скрывать свою точку зрения, поэтому желательно это сделать с помощью анкетирования или личного общения руководителя с работником.

  3. Вместе обработайте собранную информацию
  4. Этот шаг нужен, чтобы обсудить пути решения проблем. Обсуждение должно быть открытым и беспристрастным. Можно воспользоваться помощью стороннего модератора, который будет сглаживать конфликтные ситуации при общении, но сам анализ и принятие решений должны быть сделаны самими сотрудниками – это усилит взаимопонимание и заинтересованность в процессе.

  5. Сочетайте коллективные и личные цели каждого сотрудника
  6. Если от общей инициативы выигрывает каждый, то она сама по себе станет хорошим мотиватором. Например, можно выделить дни, когда часть сотрудников работают независимо и не могут быть отвлечены на совещания. В эти дни работа сотрудника будет более равномерной, и он успеет больше. Кроме того, это позволит определить – так ли нужно постоянное участие именно этого сотрудника в совещании?

  7. Контролируйте и выделяйте промежуточные «победы»
  8. Решение всех проблем может потребовать много времени, но достижение небольших реальных результатов будет мотивировать участников. Например, при совещаниях стали контролировать, чтобы никто не перебивал говорящего – и среднее время совещания сократилось на 10-15 минут. Участники совещаний увидели, что именно эта мера привела к улучшению. Это закрепит выполнение этого правила, но также будет мотивировать выполнению следующих шагов – например, заблаговременно подготавливать нужную информацию.

  9. Наладьте регулярную обратную связь и реагируйте на изменения
  10. Иногда то, что было запланировано как улучшение, может дать скрытый негативный результат. Поэтому механизм обратной связи обязателен. Осуществить его можно с помощью опросов и анкет.

Правильно организованные совещания не только позволят сократить затраты времени, но и усилят положительный эффект самого общения: развитие работы в группах и интеграция в коллективе. Это улучшит работу организации и позволит достичь новых высот.

5 шагов к эффективным совещаниям (.pdf) скачать

IT компания

Профиль компании – удаленная техническая поддержка и мониторинг информационных систем клиентов

Число сотрудников и структура фирмы – 43 человека; 3 офиса в 2 странах. Часть сотрудников работают удаленно.

Задачи и проблемы

Из-за разницы в часовых поясах с клиентами некоторые сотрудники работают до позднего вечера или ночью из дома. После такой внеурочной работы сотрудники берут отгул на пол дня. С появлением новых офисов ручной учёт отработанных часов и отгулов перестал работать. Была не понятна нагрузка на персонал, кто и сколько работает.

Особенности фирмы ставили такие ограничения:

  • сохранить либеральный стиль управления;
  • гарантировать безопасность информации клиентов компании;
  • дать сотрудникам возможность самоконтроля.

Решение

В компании активно использовались корпоративные продукты Microsoft: Skype for Business, Active Directory и Remote Desktop Gateway. Поэтому решение на базе этих продуктов хорошо вписывалось в инфраструктуру. SkypeTime не снимает картинку с экранов пользователей, не записывает нажатия клавиш и не требует установки на рабочие компьютеры – требования по безопасности и лояльности контроля соблюдены. Через веб-интерфейс сотрудник может просмотреть сколько и когда он отработал, сколько брал отгулов, сколько использовано отпускных.

Результат

Помимо основной задачи – иметь объективную информацию о работе сотрудников, СкайпТайм помог перераспределить задачи, разгрузить сотрудников с большими переработками и занять делом более свободных.

анализ присутствия
Цветом выделены периоды одновременного ухода сотрудников

По отчёту по отделам было замечено, что сотрудники всего отдела поддержки одновременно уходят за кофе. Из-за этого могли быть пропущены звонки от клиентов.

Простым решением стала инструкция брать перерыв по очереди. Сократилось среднее время приёма и решения заявок на 35%.

Строительная фирма

Профиль компании – аренда строительной техники, проектирование и установка бетонных сооружений

Число сотрудников (офисных) – 17 сотрудников. Основной офис находится на территории строительной базы в пригороде, небольшой офис – в центре города.

Задачи и проблемы – фирма работает как с мелкими, так и крупными заказами (в том числе, как подрядчик строительных фирм), объем небольших заказов – около 40% общей выручки. Поиском клиентов и приемом заказов занимается отдел продаж.

Начальство находится в основном в центре города – где удобнее встречаться с представителями крупных клиентов, тогда как сотрудники отдела продаж находятся на базе, делают «холодные звонки» и принимают небольшие заказы. АТС уже интегрирована с Skype for Business. На базе установлен СКУД – турникеты на входе в базу.
Менеджеры, по сути, предоставлены сами себе. Территория базы большая, рядом парк – велико искушение часто отлучаться, особенно в теплое время года. Однако именно тогда спрос значительно растет, и отсутствие менеджера на рабочем месте означает пропущенные заказы и снижение выручки.
По этой причине необходимо было ввести контроль нахождения сотрудника на рабочем месте, а также проконтролировать его звонки – сколько сделано, с кем общался, были ли пропущенные.

Решение

Был выбран SkypeTime. Основной источник данных – Skype for Business (звонки и статусы). В качестве дополнительного источника данных использован СКУД. С его помощью можно определить, когда сотрудник находится на территории базы, но нет на рабочем месте (нет активности в Skype for Business, но нет отметки СКУД о уходе).

Результат

  • Анализ пропущенных звонков показал, что в течение двух недель игнорировались все звонки от крупного потенциального клиента. Причина игнорирования, как затем оказалось, состояла в конфликте именно этого менеджера по продажам с представителем этой фирмы. Конфликт был разрешен, с клиентом налажено сотрудничество. Объем заказа от данного клиента составил около 7% выручки всей фирмы.
  • Выявлены потери рабочего времени – ранние уходы, опоздания, частые кратковременные отсутствия – в целом около 15% всего фонда рабочего времени. Нагрузка была перераспределена, сокращено 3 сотрудника.
  • Было определено, что около 10% рабочего времени уходило на «пятиминутки» и совещания – когда отвлекаются все сотрудники. Формат совещаний был изменен – сокращена продолжительность и частота. После изменений, совещания занимают максимум 3-5% рабочего времени в наименее нагруженный период.
  • Двое сотрудников, которые показали наибольшую продуктивность, повысили – теперь они работают с ключевыми клиентами. Это разгрузило директора, которому реже приходится решать рутинные вопросы, а эти сотрудники получили прибавку к заработной плате.

Производитель продуктов питания

Профиль компании – производство и оптовая торговля продуктами питания.

Число сотрудников и особенности фирмы – всего более 2000. Внедрение происходило в плановом и аналитическом отделах, 23сотрудника, в 6 региональных офисах в РФ

Задачи и проблемы

Большая компания генерирует много информации, которую нужно проработать, составить прогноз, согласовать результаты и принимать решения: о планах продаж, ассортименту и т.д. Фирма сильно распределена территориально, поэтому аналитики находятся в городах по всей территории России, но административно подчинены только главному офису.
Фактически это удаленные сотрудники, и контролировать их лично было невозможно. Они часто опаздывали или уходили раньше, срывали сроки свода и сдачи отчетности.
Поэтому компания решила внедрить систему контроля именно в этих отделах. От системы требовалось обеспечить такие особенности работы:

  • корректная работа в разных часовых поясах
  • учет региональных нерабочих дней
  • удобство в планировании отпусков и поиска подмены на время отгулов сотрудников
  • частые командировки как начальников (по РФ), так и самих аналитиков (в пределах своих регионов)

Кроме этого, в каждом регионе в основном своя собственная it инфраструктура, и проконтролировать установку системы на каждом необходимом устройстве было бы сложно.

Решение

В процессе анализа выяснили, что все аналитики и плановики используют Skype for Business для работы. Поэтому был выбран SkypeTime, с источником данных Skype for Business. С учетом частых командировок, а также разделенной it инфраструктуры филиалов и центра, была выбрана Cloud версия.

Результат

  • Сокращено реальное время на подготовку отчета: если ранее свод со всех регионов затягивался на 3-4 дня, то после контроля достаточно 1 суток (быстрее на 65-75%). Благодаря этому значительно улучшилась управляемость фирмы.
  • Определены «слабые места» и неравномерное распределение нагрузки. Штат был сокращен на 4 сотрудников – с сохранением качества работы.
  • Улучшилась прозрачность: сотрудники видят загруженность своих коллег и «равняются на лучших». Это убрало одну из причин конфликтов – до этого работники считали, что у начальства есть «любимчики».
Система контроля и управления доступом и SkypeTime

Системы мониторинга персонала: СКУД или SkypeTime

Как в часах взаимодействие шестеренок и пружин задают работу всего механизма, эффективная работа каждого сотрудника определяет успех всего предприятия. Поэтому руководителю важно контролировать качество работы своих подчиненных. Для этого нередко используют систему контроля и управления доступом (СКУД). Логика при этом проста – сопоставляются данные по времени прихода и ухода через пункты пропуска, и делается вывод о продолжительности работы сотрудника.

Но стоит ли полагаться на эти данные? К сожалению, СКУД не идеальна:

Сам факт прохода пропускного пункта не означает нахождения непосредственно на рабочем месте.

Многие СКУД можно обойти – например, недобросовестный сотрудник может попросить «отметиться» другого вместо него.

Нередко сотрудник может просто обойти сам пункт пропуска.

Программное обеспечение СКУД мало ориентировано на анализ данных, отчетов нет или немного, и они не информативны.

Эти недостатки могут быть решены внедрением более проработанной, сложной (и, как правило, более дорогой) системы. Но полученная информация все равно не даст ответа на более важные вопросы – чем сотрудник занимался на рабочем месте, насколько продуктивной, равномерной и корректной была его работа.

Что же делать? Решение – привлечение дополнительных данных для сопоставления с собранным СКУД, что позволило бы увидеть закономерности и направления развития. Это могут быть данные о работе сотрудника на компьютере с различными системами. Вариантов много — это нахождение онлайн и коммуникация по Skype for Business/Lync, использование внутрикорпоративных ресурсов и удалённых рабочих столов, логи операционной системы и многое другое.

система мониторинга рабочего времени skypetime

Такой подход позволяет решить указанные ранее проблемы — если сотрудник и обойдет СКУД тем или иным образом, данные из других источников покажут реальную картину. Именно такой подход использует система SkypeTime. При этом это лишь одна из многих доступных возможностей:

Анализ группы сотрудников или отдела в целом

Анализ работы сотрудника будет наиболее полным только в сопоставлении с коллегами. Не уходят ли на перерывы все вместе «за компанию»? Нет ли моментов, когда в отделе никого, а фирма теряет клиентов?

Развитая система отчетов, более интуитивный и удобный интерфейс

SkypeTime ориентирован на обычных пользователей, менеджеров и сотрудников отделов кадров. Поэтому доступны актуальные и удобные отчеты – ничего лишнего.

Комплексный подсчет продолжительности рабочего времени

Имея данные из различных источников, можно настроить различные правила учета рабочего времени для разных групп сотрудников, учитывая особенности их труда.

Дополнительные данные для анализа безопасности информационных систем

Можно увидеть потенциальные риски безопасности – например, сотрудник не находится на рабочем месте, однако от его имени идет взаимодействие с конфиденциальными данными.

Модульная система

Концентрируйтесь на одном источнике данных или сравнивайте различные. А если появятся новые источники данных, будет возможность легко добавить их.

Система различных графиков работы

Учет отпусков, отгулов и больничных

Контроль опозданий и отсутствий

Возможности автоматических оповещений

Нет необходимости ставить дополнительные программы на каждом устройстве