Как преодолеть сопротивление персонала новым технологиям?

Новые технологии в управлении и организации дают возможность бизнесу развиваться: улучшать продуктивность и управляемость, быстрее реагировать на изменчивую ситуацию на рынке, увеличивать продажи. В числе таких технологий – внедрение цифровых решений: CRM, системы документооборота, управления проектами, аналитики, контроля рабочего времени и т.д. По данным опроса издания MIT Sloan Management Review 78% менеджеров согласились, что внедрение новых цифровых технологий является критически важным для их организаций. При этом 63% менеджеров считают, что процесс внедрения новых систем в их организациях затягивается из-за сопротивления персонала.

Сотрудники не всегда понимают, как система поможет их работе, зато хорошо видны сложности и дополнительная работа по обучению и привыканию к новым процессам.

Эксперт в вопросах менеджмента Майкл Манкинс дает такие рекомендации:

  • Выбирайте технологии разумно

При выборе системы определите, насколько она подходит именно вашему коллективу. Помимо функциональности, важным является удобство использования – интуитивный интерфейс, понятные отчеты. Если же программа требует долгосрочного обучения и тренингов, то лучше рассмотреть что-то другое.

  • Объясните цели и задачи новой технологии сотрудникам

Внедрение новых технологий имеет практическую цель, которую следует донести сотрудникам – управление отношениями с клиентами, оценка эффективности работы и т.д. Нужно заострить внимание, как новая технология поможет в работе каждому: например, при установке CRM план продаж будет выполнить легче.

  • Используйте персональный подход при обучении

Люди по-разному воспринимают новые технологии – если одни могут разобраться и сами, то для других необходим подробный рассказ и живые примеры. Поэтому сотрудников следует разделить, и для группы не самых способных провести отдельные тренинги. Руководитель должен показывать пример и учиться со всеми – это не только даст ему необходимые знания и понятие работы системы, но и сблизит с коллективом.

  • Привлеките на свою сторону неформальных лидеров

Если в коллективе есть влиятельные сотрудники, то их помощь значительно упростит процесс внедрения. Такие работники являются образцом для остальных – и если они используют что-то новое, то и их «последователи» будут более лояльны к нововведениям.

  • Как можно раньше включите новую технологию в ежедневное использование

Как только сотрудники прошли обучение, а информационная система настроена и прошла приемку, не следует откладывать ее использование. Например, если создан корпоративный портал (как Sharepoint), а сотрудники отправляют ежедневные отчеты, то размещать их они должны именно на нем.

  • Отследите первые результаты

В первое время работы системы подчеркивайте уже достигнутые результаты. Например, в отделе продаж внедрили систему контроля рабочего времени, и на подачу заявку на отгул в системе контроля рабочего времени требуется лишь минута. До этого сотрудники лично обращались к начальнику, а затем в отдел кадров – на что уходило много времени.

  • Геймифицируйте обучение

Игра делает сложные процессы интереснее и проще, включается азартность и желание продолжать. Что бы заинтересовать сотрудников попробуйте давать очки за успехи в обучении программе, активное использование, интересные идеи. Хорошо работают информационные доски или письма с результатами, где сотрудники могут сравнивать себя с друг-другом и соревноваться. Очки можно «перевести» в денежную премию или другой приятный сотруднику подарок.
Штрафы за неиспользование системы должны быть лишь самой крайней мерой. Их имеет смысл применять только в том случае, если ни один из предложенных ранее инструментов не сработал, а игнорирование технологии вредит организации в целом. Штрафы могут быть эффективны, но лишь усиливают недовольство от нового: решение будет восприниматься как навязанное извне.

Как преодолеть сопротивление персонала новым технологиям? (.pdf) скачать

Строительная фирма

Профиль компании – аренда строительной техники, проектирование и установка бетонных сооружений

Число сотрудников (офисных) – 17 сотрудников. Основной офис находится на территории строительной базы в пригороде, небольшой офис – в центре города.

Задачи и проблемы – фирма работает как с мелкими, так и крупными заказами (в том числе, как подрядчик строительных фирм), объем небольших заказов – около 40% общей выручки. Поиском клиентов и приемом заказов занимается отдел продаж.

Начальство находится в основном в центре города – где удобнее встречаться с представителями крупных клиентов, тогда как сотрудники отдела продаж находятся на базе, делают «холодные звонки» и принимают небольшие заказы. АТС уже интегрирована с Skype for Business. На базе установлен СКУД – турникеты на входе в базу.
Менеджеры, по сути, предоставлены сами себе. Территория базы большая, рядом парк – велико искушение часто отлучаться, особенно в теплое время года. Однако именно тогда спрос значительно растет, и отсутствие менеджера на рабочем месте означает пропущенные заказы и снижение выручки.
По этой причине необходимо было ввести контроль нахождения сотрудника на рабочем месте, а также проконтролировать его звонки – сколько сделано, с кем общался, были ли пропущенные.

Решение

Был выбран SkypeTime. Основной источник данных – Skype for Business (звонки и статусы). В качестве дополнительного источника данных использован СКУД. С его помощью можно определить, когда сотрудник находится на территории базы, но нет на рабочем месте (нет активности в Skype for Business, но нет отметки СКУД о уходе).

Результат

  • Анализ пропущенных звонков показал, что в течение двух недель игнорировались все звонки от крупного потенциального клиента. Причина игнорирования, как затем оказалось, состояла в конфликте именно этого менеджера по продажам с представителем этой фирмы. Конфликт был разрешен, с клиентом налажено сотрудничество. Объем заказа от данного клиента составил около 7% выручки всей фирмы.
  • Выявлены потери рабочего времени – ранние уходы, опоздания, частые кратковременные отсутствия – в целом около 15% всего фонда рабочего времени. Нагрузка была перераспределена, сокращено 3 сотрудника.
  • Было определено, что около 10% рабочего времени уходило на «пятиминутки» и совещания – когда отвлекаются все сотрудники. Формат совещаний был изменен – сокращена продолжительность и частота. После изменений, совещания занимают максимум 3-5% рабочего времени в наименее нагруженный период.
  • Двое сотрудников, которые показали наибольшую продуктивность, повысили – теперь они работают с ключевыми клиентами. Это разгрузило директора, которому реже приходится решать рутинные вопросы, а эти сотрудники получили прибавку к заработной плате.

Эффективность или продуктивность – нужно ли выжимать воду из камня?

Эффективность и продуктивность схожи по значению и часто используются как синонимы. Но в управлении персоналом акценты у этих понятий разные.

В чём разница?  Повысить эффективность – значит сделать то же, но быстрее. Повысить продуктивность – делать больше за то же время.

В повышении эффективности труда есть ограничения:

  • Некоторые задачи нельзя сделать быстрее. На производстве технологический процесс требует времени, его задают физические или химические законы. В продажах нельзя прервать звонок на полуслове.
  • Необходимо исследовать бизнес-процессы предприятия. Это займёт дополнительное время или вложения.
  • Рост эффективности имеет свой предел — за последние 20 лет большинство предприятий и так внедрили передовой опыт, и дальше выжимать воду из камня невозможно.

Второй подход, который используют компании – повышение продуктивности. Эксперты по проектированию организации и эффективности Майкл Манкинс и Эрик Гартон изучили данные последних 30 лет. Исследование показало:

  • В среднем 15% сотрудников – это «звёзды», которые «тянут всё на себе». Они обладают значительным потенциалом, но работают на ограничивающих должностях. Повышение такого сотрудника приведёт к позитивным изменениям.
  • Мотивированный сотрудник в среднем работает в 2,25 раза продуктивнее.
  • Большинство сотрудников хотят быть продуктивными, но ≈20% рабочего времени уходит на согласования и бюрократию.

Если поиск «звёзд» и развитие потенциала — это дело умелого управления, то побороть бюрократию можно с помощью средств автоматизации. Выручают компьютерные системы электронного документооборота, диспетчеризации задач, управления проектами, контроля рабочего времени сотрудников и многие другие.

Современность требует постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность.

Билл Гейтс

Эффективность или продуктивность – нужно ли выжимать воду из камня? (.pdf) скачать

Time Management контроль и организация

Time Management – контроль и организация

Правильное распоряжение своим временем прямо влияет на достижение результатов или их отсутствие. Непрерывная напряженная работа ведет к усталости и замедлению мыслительных процессов. Для восстановления продуктивности мозг запрашивает, а иногда настойчиво требует перерыва, чтобы «отдышаться». Максимальная отдача возможна только при чередовании периодов работы и отдыха.

Важно: отдых должен быть полноценным. Браузинг социальных сетей за отдых вам не зачтётся, тут важно встать, размяться, походить; если вы практикуете медитацию – отлично, если нет – сделайте себе чашку чего-нибудь и насладитесь ею вдали от монитора.

Сколько должен длиться отдых? Исследования показывают, что человек не может работать результативно более 4х часов подряд. Чтобы продлить период продуктивности необходимо отдыхать, не дожидаясь полного истощения. Общая рекомендация – 15-20 минут отдыха в час.

Как лучше распределять промежутки отдыха – дело индивидуальное. Кому-то подойдет 30 минут отдыха после 2х часов усердной работы, кто-то лучше работает при пятиминутных передышках с регулярностью раз в пол часа.

🍅 Стандартный тайминг техники Pomodoro: 25 минут работы, 3-5 минут отдыха, далее опять цикл 25+5; каждые 4 цикла – более долгий перерыв, 15-30 минут. Итоговый рост эффективности происходит за счет повышения концентрации, меньшего числа отвлечений и снижения усталости от однотипной работы. Техника так же помогает в борьбе с прокрастинацией и ленью.

Чередование труда и отдыха, однако, оставляет место для злоупотреблений – ведь 2-3 минуты вполне могут перерасти в час и более. Поэтому возникает необходимость контроля и аудита рабочего времени сотрудника – как самим работником, так и со стороны.

📈 Если вы сам себе хозяин, тогда к вашим услугам множество приложений, как для компьютера, так и для смартфона. Если же вам необходимо контролировать штат сотрудников – смотрите в сторону систем учёта рабочего времени.

Мы предлагаем СкайпТайм – он регистрирует периоды работы и отдыха, не требует установки на компьютеры сотрудников, не собирает лишней личной информации персонала. Работает на базе Active Directory или Skype for Business, поэтому подойдёт не каждой компании. С другими подобными системами можно ознакомится здесь.