Профиль компании – производство и оптовая торговля продуктами питания.
Число сотрудников и особенности фирмы – всего более 2000. Внедрение происходило в плановом и аналитическом отделах, 23сотрудника, в 6 региональных офисах в РФ
Задачи и проблемы
Большая компания генерирует много информации, которую нужно проработать, составить прогноз, согласовать результаты и принимать решения: о планах продаж, ассортименту и т.д. Фирма сильно распределена территориально, поэтому аналитики находятся в городах по всей территории России, но административно подчинены только главному офису.
Фактически это удаленные сотрудники, и контролировать их лично было невозможно. Они часто опаздывали или уходили раньше, срывали сроки свода и сдачи отчетности.
Поэтому компания решила внедрить систему контроля именно в этих отделах. От системы требовалось обеспечить такие особенности работы:
- корректная работа в разных часовых поясах
- учет региональных нерабочих дней
- удобство в планировании отпусков и поиска подмены на время отгулов сотрудников
- частые командировки как начальников (по РФ), так и самих аналитиков (в пределах своих регионов)
Кроме этого, в каждом регионе в основном своя собственная it инфраструктура, и проконтролировать установку системы на каждом необходимом устройстве было бы сложно.
Решение
В процессе анализа выяснили, что все аналитики и плановики используют Skype for Business для работы. Поэтому был выбран SkypeTime, с источником данных Skype for Business. С учетом частых командировок, а также разделенной it инфраструктуры филиалов и центра, была выбрана Cloud версия.
Результат
- Сокращено реальное время на подготовку отчета: если ранее свод со всех регионов затягивался на 3-4 дня, то после контроля достаточно 1 суток (быстрее на 65-75%). Благодаря этому значительно улучшилась управляемость фирмы.
- Определены «слабые места» и неравномерное распределение нагрузки. Штат был сокращен на 4 сотрудников – с сохранением качества работы.
- Улучшилась прозрачность: сотрудники видят загруженность своих коллег и «равняются на лучших». Это убрало одну из причин конфликтов – до этого работники считали, что у начальства есть «любимчики».