Идеальный мир в котором работник выполняет интелектуальные задачи 8 часов, 5 дней в неделю, 212 дней в году, как предписывает трудовой договор — замечательный, но нереалестичный. Исследования К. Андерс Эриксона говорят о том, что большинство людей могут не более часа непрерывно концентрироваться на работе, при которой необходимо превосходить свои собственные достижения. В то же время, бизнесу важно выполнение максимального колличества работы, а сотрудники, которых чаще можно найти на перекуре, чем за рабочим столом вероятно не ставят в приоритет эффективное использование рабочего времени.

Но как определить, перерыв это дань тайм-менеджменту или разгельдяйство и что с этим делать?

Прежде чем принимать решения о взысканиях и наказаниях, следует произвести анализ ситуации.

1. Оценить причины частых перерывов и их продолжительность

У частых перерывов могут быть объективные причины. Самая банальная – в случае работы с ПК перерывы рекомендованы окулистами; и в целом при малоподвижной работе рекомендуются перерывы на несколько минут.

Так же это может быть частью time management – общая задача делится на мелкие подзадачи, каждой из них выделяется промежуток времени с обязательным перерывом на отдых между «блоками». Статическая нагрузка переносится тяжелее, чем динамическая, поэтому при таком подходе суммарная польза может быть даже выше, чем при «сплошной» работе без перерывов.

Разумеется, продолжительность таких перерывов должна быть в пределах разумного и не занимать большую часть рабочего времени. Более того, если сумма таких «перерывов» превысит 4 часа в течение дня по КЗоТу это будет считаться прогулом.

2. Оценить полезный результат работы сотрудника, и влияние частых перерывов на него

Зафиксировав отсутствия, следует понять, как именно повлияло частое кратковременное отсутствие на работу сотрудника. Для этого можно сравнить результаты работы одного и того же сотрудника в те дни, когда были допущены частые отсутствия с теми, когда перерывов было мало. Можно так же сравнить результаты работы двух коллег.

Конечно, возникает вопрос самой меры этой эффективности. Тут невозможно дать общих рекомендаций, поскольку они специфичны для каждой сферы. В случае колл-центра это может быть число обработанных звонков, в техподдержке – число решенных задач и отсутствие рекламаций.

Следует так же учесть, что сотрудники трудятся в коллективе и отсутствие одного человека может «застопорить» работу всего остального отдела; с другой стороны возможна ситуация, когда отсутствие человека допустимо при условии, что будет на месте подменяющий с схожими функциями.

3. Определить решение

Если частые перерывы действительно негативно влияют на работу – возможно применить то или иное наказание, так как идет речь о нарушении распорядка труда.

В случае положительного влияния перерывов на производительность сотрудника их необходимо не только разрешить, но и подумать о введении этой практики для остальных работников. Возможен и компромисс, допускающий частые перерывы, но ограничивающий одновременный уход – кто-то должен оставаться в отделе.

В отличие от опозданий или прогулов, факт таких отсутствий сложнее зафиксировать без использования систем учета рабочего времени.

Практически реализовать данный анализ поможет система SkypeTime:

• Гибкая настройка графика работы как для отделов, так и сотрудников — поможет учесть все особенности графика работы сотрудников, соответственно точно замерить фактически отработанное время.
• Наглядные диаграммы времени работы – позволяют оценить регулярность перерывов и их продолжительность, сопоставить их с данными о фактически проделанной работе, таким образом вычислив эффективность труда.
• Возможность сопоставления присутствия всех сотрудников в отделе – позволит выявить взаимное влияние сотрудников друг на друга, «круги по интересам» — коллег которые уходят вместе на перерыв .

Что делать, если сотрудник постоянно отрывается от работы на перерывы? (.pdf) скачать

Вне зависимости от механизма и источников работы систем, которые оценивают рабочее время сотрудников, они выявляют прогулы, отсутствия на рабочем месте в течение дня, опоздания и ранние уходы. Информация затем используется начальством (давая возможность оценить время сотрудников) и кадровиками (для составления табелей, осуществления делопроизводства и т.д.)

Опоздания и прогулы дают право работодателю на применение различных дисциплинарных мер в отношении сотрудника – начиная от замечаний и лишения премии, заканчивая увольнением. Будучи зафиксированным в системах, факт этих нарушений будет подтвержденным, и чисто технически наказать работника на основании данных программы за нарушение несложно.

Но применение таких мер приведет к негативу со стороны сотрудника. Поэтому, прежде чем «давать ход» взысканиям, следует провести их оценку, анализ и понять действительную степень вины работника, а в некоторых случаях – прийти к определенному компромиссу.

1. Определение политики компании по нарушениям

Еще до непосредственного контроля, должен быть определен подход или политика к опозданиям сотрудников – иными словами, правильно поставить запятую в «наказать нельзя простить», а также определить возможную строгость наказания.

Факторов, которые влияют на выбор, много. «На поверхности» лежит отрасль, в которой работает предприятие – в транспорте, на производстве, добывающей промышленности трудовой процесс четко привязан ко времени, а потому контроль опозданий, тем более прогулов, должен быть строгим. Однако многие другие сферы деятельности, в том числе связанные с офисной работой, допускают более гибкое отношение.

Другая сторона медали – управленческий подход. Так, если излишне добиваться соблюдения начала рабочего дня, то и уходить сотрудник будет строго «по расписанию», даже в случае необходимости сверхурочной работы.

Так же следует определить политику оформления нарушений – фиксация в виде докладных и письменных объяснительных помогает при трудовых спорах, но может усилить недовольство сотрудника.

2. Определение причины опоздания или прогула и степени вины сотрудника

Хотя бы раз на работу опаздывал каждый, и поэтому все знают, что причин, помимо явной вины сотрудника, может быть множество. Достаточно вспомнить советскую комедию «Неисправимый лгун», где с незадачливым главным героем постоянно с утра случались всякие приключения, из-за которых он опаздывал на работу – от случайного обливания водой из машины-поливомойки, до торжественного приёма у иностранного принца, портсигар которого он случайно нашел.

Уважительную причину нарушения можно подтвердить документально – справкой, повесткой, больничным листом и т.п. Но особняком стоят факторы, которые формально не являются уважительными причинами, но преодоление которых сложно для работника. Показательный пример – транспортные издержки: возникают сильные пробки из-за объездов, или общественный транспорт ходит крайне нерегулярно (в некоторых городах это доказуемо документально, если при гашении билета на нем печатается время). Так же это может быть необходимость отвести ребенка в школу, и множество других случаев.

3. Определение действий

Определив первопричину опозданий, следует определить меры. При наличии уважительных причин наказание не применяется. В случае же явной вины сотрудника, применяется наказание, степень которого определяет руководитель – в том числе и исходя уже упомянутой политики по отношению к нарушениям. Перечень наказаний может быть разным – от наиболее жестких увольнения, выговора, лишения премии, до более мягких предупреждений. В некоторых коллективах распространены полушуточные «наказания» — например, опоздавший делает кофе всему коллективу.

Остаются ситуации, которые находятся «посередине» — где формально работник может влиять на своевременный приход, но это для него трудно. В данном случае необходим более глубокий анализ ситуации. Следует определить, насколько реально достижение компромисса и каков он должен быть- например, в случае транспортных проблем возможно смещение рабочего графика для сотрудников или организация собственных развозок предприятия.

Формально достижение компромиссов не является обязанностью работодателя, но идя таким образом навстречу сотрудникам, он не только снижает негативные последствия нарушений рабочего графика, но и повышает лояльность работников.

4. Повторный контроль после принятия мер

В случае ранее примененного дисциплинарного взыскания следует проверить, насколько оно повлияло на работу сотрудника, и нет ли нужды в более строгих мерах.

В случае, если работнику пошли навстречу, а он все так же допускает опоздания и прогулы – возможно, принятых уступок недостаточно. К сожалению, возможен вариант и того, что работник ввел в заблуждение, и причины нарушений изначально были необъективны.

Система SkypeTime позволяет реализовать все эти требования и рекомендации на практике:

• с помощью системы заявок на отпуска и отгулы можно своевременно и корректно указать причину своего отсутствия – как на целый день, так и на часть;
• возможно использование заявок в качестве объяснительных за прошедшие дни;
• гибкая настройка графика работы как для отделов, так и сотрудников;
• простой доступ к созданию заявок сотрудниками и согласованию начальством – нет бюрократии;
• простота повторного контроля и выявления систематических нарушений с помощью встроенных отчетов.

Система контроля рабочего времени – как правильно работать с нарушениями работников? (.pdf) скачать