14.02.201914.02.2019 servilon

5 причин для внедрения системы контроля рабочего времени

Учет рабочего времени происходит по-разному. Иногда это лист бумаги, в котором сотрудники сами отмечаются с утра, или системы вовсе нет и все основано на честности. Но действенный контроль решает множество проблем и задач, о которых руководитель, возможно, даже не задумывался. Назовем пять возможностей, которые дает система контроля рабочего времени:

1. Экономия времени и денег за счет:

Автоматизации расчетов и сбора данных: не нужно переводить данные в электронный вид из множества таблиц и ведомостей
Защиты от мошенничества: систему контроля рабочего времени нельзя «попросить отметиться» или исправить сведения о ранее допущенных нарушениях.
Упрощения работы: не нужно собирать табели и первичные данные от каждого сотрудника: все уже есть в системе

2. Справедливое отношение: у системы нет «любимчиков», она просто обрабатывает данные. Такая прозрачность особенно важна, когда это связано с начислением заработной платы.

3. Своевременное выявление проблем с посещаемостью:

Система контроля вовремя уведомляет о проблемах, как например повторяющиеся опоздания, регулярные отсутствия, уходы пораньше и так далее.
Отсутствие сотрудника стоит дороже, чем только лишь расходы на его зарплату: затягивается выполнение общих проектов, теряется время на «раскачку» после отвлечения, производительность падает.
Сохранение здорового климата в коллективе: если прогульщики не получают адекватного наказания за отсутствие, то и остальные коллеги будут склонны прогуливать. С другой стороны, из-за отсутствия одних остальные вынуждены работать больше, что увеличивает их недовольство.

4. Отражение реальных временных затрат – система позволяет увидеть:

Какие сотрудники работают больше всего: на основании должностей и отделов этих людей можно предположить, какая часть бизнес-процесса требует больше всего ресурсов и усилий
Контроль сверхурочной работы и ранних уходов: эта информация подскажет, в каком случае нужно нанять больше сотрудников или перераспределить нагрузку на менее продуктивного человека.
Данные для анализа и сравнения: если без системы контроля можно только «прикидывать» затраты времени, то с ней эти данные точны и доступны. Это упрощает анализ бизнеса: например, можно сравнить затраты времени с стандартом и понять пути развития.

5. Упрощение расчета заработной платы

Снижение вероятности ошибки: подготовка табелей «вручную», особенно при учете опозданий, перерывов, оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, требует усилий, а допущенная ошибка может дорого стоить, привести к последующим проблемам и расхождениям. Система дает более точные данные и не требует просматривать все прошлые записи, заявки и следить за ними.
Удобное хранение и передача данных: системы позволяют вывести данные в виде электронных таблиц, которые можно импортировать в другие системы для дальнейших расчетов, анализа, бухгалтерии и оплаты.

Контролировать «вручную» рабочее время подчиненных в маленьком коллективе вполне реально, но с ростом компании эта задача уходит из центра внимания. Важность контроля при этом не снижается, поэтому момент активного роста отлично подходит, чтобы перейти к использованию системы контроля рабочего времени.

5 причин для внедрения системы контроля рабочего времени (.pdf) скачать

24.01.2019 servilon

Удаленная работа: три «К» выигрышного подхода

Люди все более внимательно следят за балансом между работой и жизнью, поэтому удаленная работа – растущий тренд в организации найма. Ее преимущества ясны: сотрудники получают большую гибкость, определенную свободу в работе и распределении времени, а организации – рост производительности, сокращение расходов, в том числе на содержание офиса. Доступ к большему рынку труда позволяет нанять более квалифицированного работника или найти узкого специалиста именно в нужной сфере.

Но не всегда такой подход приносит пользу – по данным MIT, 82% групп, работающих удаленно, достигали не всех поставленных целей, а 33% посчитали свою работу в целом провальной. Это затронуло и гигантов индустрии: например, Yahoo в 2013 году отказался от удаленной работы сотрудников, ссылаясь на недостаточные «скорость и качество» работы. С другой стороны, в других фирмах рост продуктивности благодаря удаленной работе достигал 43%.

Почему же у одних фирм от удаленной работы возникают лишь проблемы, а другие получают хорошие результаты? Причины могут носить чисто технический характер, но, согласно точки зрения Шона Грабера (CEO тренинговой фирмы), основная проблема – непродуманный процесс взаимодействия в коллективе. Для достижения хороших результатов он рекомендует акцентироваться на 3 основных моментах:

Коммуникация

В виртуальном пространстве поставить задачу, объяснить что-то или достичь согласия сложнее, чем при общении «вживую». Поэтому навык коммуникации должен учитываться еще при подборе персонала: здесь он столь же важен, как знание языков программирования для разработчика.
Сами конференции тоже требуют правильной организации. Исследование HBR показало, что во время удаленных конференций большинство людей отвлекаются: 63% отправляют email, 25% играют в игры, 44% пишут SMS и т.д. При этом сотрудники отвлекаются реже, если во время конференции они находятся за стационарным компьютером, а не пользуются смартфоном. Это можно проконтролировать – например, с помощью данных Skype for Business можно отследить время, проведенное за компьютером.
Для важных вопросов рекомендуется использовать видеоконференции – они наиболее полно вовлекают участников. Если обсуждение объемное, каждые 20-25 минут необходимо подводить промежуточные итоги. Для более простых задач достаточно воспользоваться email или сообщением.

Координация

При удаленной работе, скоординировать коллектив и распределить роли требует больших усилий. При живом общении несложно подойти к коллеге и «сверить курс»: правильно ли была понята задача, что уже сделано и т.д., а при необходимости – внести исправления. При удаленной работе такие «сверки» случаются реже, поэтому риск неправильного развития событий растет.
В качестве решения рекомендуется еще в начале работы как можно более четко распределить задачи и роли сотрудников. Результаты и все решения необходимо задокументировать и выложить их в общедоступном месте. Начальник должен регулярно проверять процесс выполнения, при этом проверка не должна быть поверхностной: нередко «почти готово» означает, что к выполнению задачи сотрудник не приступал.

Культура

Культура отношений внутри коллектива важна и при офисной работе, но при удаленной работе ее роль становится критической. Работая самостоятельно, сотрудники склоняются концентрироваться на задаче и игнорировать коллектив – что в долгосрочной перспективе снижает вовлеченность и увеличивает риск ошибок.
Наиболее хорошо в этом случае будут работать встречи «вживую». Так поступает, например, GitHub: даже при удаленной работе, первую неделю новый штатный сотрудник работает в центральном офисе, принимая ценности фирмы. Такие встречи не обязательно сугубо рабочие – общий отдых или участие в конференции тоже дают положительный результат. При невозможности встречи «вживую», хороший эффект может принести общение с коллегами: не обязательно по рабочим вопросам, а про их жизнь, увлечения. Это усилит положительные связи в коллективе.
Реализация этих акцентов – время- и ресурсоемкая задача, но оно того стоит: сотрудники получают больше свободы и возможностей, а собственники – снижение издержек и повышение эффективности труда.

Удаленная работа: три «К» выигрышного подхода (.pdf) скачать

10.01.2019 servilon

Распределение отпусков

44% жителей России в 2017 году решили не брать отпуск вообще, а еще 39% использовали только половину положенного времени. В большинстве случаев причины экономические или организационные:

Сотруднику не хватает денег или он боится потерять свою должность в период экономической нестабильности.
Организационные причины свойственны малому и среднему бизнесу. Если сотрудник уходит, то вся работа может застопориться; возникают конфликты между сотрудниками, которые хотят уйти в одно и то же время и т.д.

Отказ от отпуска – одна из причин профессионального выгорания, что ведет к снижению качества работы и повышает недовольство. Поэтому для руководителя важно разработать гибкий и честный механизм распределения отпусков и отгулов в коллективе. Консультанты в области управления персоналом советуют:

Отпуска должны распределяться в ходе коллективного обсуждения. Такой подход убивает сразу двух зайцев: процесс становится прозрачным, и можно сразу определить временную замену или перераспределить планы
Руководитель не должен ограничивать работника, как именно и где он проведет свой отпуск. Это касается и просьбы «не уезжать далеко на всякий случай». Сотрудник в этом случае не ощутит себя полностью свободным.
Ротация очередности отпусков – если в текущем году первыми выбирают время ухода в отпуск одни, то в будущем году эти сотрудники должны быть в конце очереди. С помощью такого принципа со временем каждый получит шанс уйти в удобное для него время.
Рассмотреть возможность временной остановки работы отдела – если бизнес имеет явно сезонный характер, то время «мертвого сезона» – приоритетное для отпусков, вплоть до отпуска всех работников сразу на неделю-две. Такой подход изначально практиковался на заводах в период плановых технологических простоев, но в последнее время широко практикуется и в других отраслях в Европе и США.
Руководитель тоже должен ходить в отпуск. В коллективе начальник задает стандарты поведения. Если он много перерабатывает и долго не уходит в отпуск, то среди сотрудников создается ложное впечатление, что им нужно работать больше времени, внешне показывая приверженность фирме. Такой подход лишь увеличивает выгорание, и не дает прироста эффективности и продуктивности.

Если необходимость расслабиться возникает раньше, чем наступает время отпуска, работники могут взять отгул. Однако многие не решаются попросить его, считая себя слишком занятыми текущими задачами: «Сейчас не время расслабляться».

Психолог Алиса Бойс отмечает, что такая логика лишь усугубляет проблему: именно возможность расслабиться, снизить негатив от высокой нагрузки и получить положительные эмоции позволяет более трезво взглянуть на свою работу, увидеть пути улучшения и возможности роста.

Для учета отпусков и отгулов в SkypeTime работает система заявок на отсутствие, которые могут вносить и сами сотрудники. Внесенные и согласованные заявки учитываются при оценке рабочего времени сотрудника и допущенных нарушений, а также отображаются в отчетах.

Распределение отпусков (.pdf) скачать