Как преодолеть сопротивление персонала новым технологиям?

Новые технологии в управлении и организации дают возможность бизнесу развиваться: улучшать продуктивность и управляемость, быстрее реагировать на изменчивую ситуацию на рынке, увеличивать продажи. В числе таких технологий – внедрение цифровых решений: CRM, системы документооборота, управления проектами, аналитики, контроля рабочего времени и т.д. По данным опроса издания MIT Sloan Management Review 78% менеджеров согласились, что внедрение новых цифровых технологий является критически важным для их организаций. При этом 63% менеджеров считают, что процесс внедрения новых систем в их организациях затягивается из-за сопротивления персонала.

Сотрудники не всегда понимают, как система поможет их работе, зато хорошо видны сложности и дополнительная работа по обучению и привыканию к новым процессам.

Эксперт в вопросах менеджмента Майкл Манкинс дает такие рекомендации:

  • Выбирайте технологии разумно

При выборе системы определите, насколько она подходит именно вашему коллективу. Помимо функциональности, важным является удобство использования – интуитивный интерфейс, понятные отчеты. Если же программа требует долгосрочного обучения и тренингов, то лучше рассмотреть что-то другое.

  • Объясните цели и задачи новой технологии сотрудникам

Внедрение новых технологий имеет практическую цель, которую следует донести сотрудникам – управление отношениями с клиентами, оценка эффективности работы и т.д. Нужно заострить внимание, как новая технология поможет в работе каждому: например, при установке CRM план продаж будет выполнить легче.

  • Используйте персональный подход при обучении

Люди по-разному воспринимают новые технологии – если одни могут разобраться и сами, то для других необходим подробный рассказ и живые примеры. Поэтому сотрудников следует разделить, и для группы не самых способных провести отдельные тренинги. Руководитель должен показывать пример и учиться со всеми – это не только даст ему необходимые знания и понятие работы системы, но и сблизит с коллективом.

  • Привлеките на свою сторону неформальных лидеров

Если в коллективе есть влиятельные сотрудники, то их помощь значительно упростит процесс внедрения. Такие работники являются образцом для остальных – и если они используют что-то новое, то и их «последователи» будут более лояльны к нововведениям.

  • Как можно раньше включите новую технологию в ежедневное использование

Как только сотрудники прошли обучение, а информационная система настроена и прошла приемку, не следует откладывать ее использование. Например, если создан корпоративный портал (как Sharepoint), а сотрудники отправляют ежедневные отчеты, то размещать их они должны именно на нем.

  • Отследите первые результаты

В первое время работы системы подчеркивайте уже достигнутые результаты. Например, в отделе продаж внедрили систему контроля рабочего времени, и на подачу заявку на отгул в системе контроля рабочего времени требуется лишь минута. До этого сотрудники лично обращались к начальнику, а затем в отдел кадров – на что уходило много времени.

  • Геймифицируйте обучение

Игра делает сложные процессы интереснее и проще, включается азартность и желание продолжать. Что бы заинтересовать сотрудников попробуйте давать очки за успехи в обучении программе, активное использование, интересные идеи. Хорошо работают информационные доски или письма с результатами, где сотрудники могут сравнивать себя с друг-другом и соревноваться. Очки можно «перевести» в денежную премию или другой приятный сотруднику подарок.
Штрафы за неиспользование системы должны быть лишь самой крайней мерой. Их имеет смысл применять только в том случае, если ни один из предложенных ранее инструментов не сработал, а игнорирование технологии вредит организации в целом. Штрафы могут быть эффективны, но лишь усиливают недовольство от нового: решение будет восприниматься как навязанное извне.

Как преодолеть сопротивление персонала новым технологиям? (.pdf) скачать

Производитель продуктов питания

Профиль компании – производство и оптовая торговля продуктами питания.

Число сотрудников и особенности фирмы – всего более 2000. Внедрение происходило в плановом и аналитическом отделах, 23сотрудника, в 6 региональных офисах в РФ

Задачи и проблемы

Большая компания генерирует много информации, которую нужно проработать, составить прогноз, согласовать результаты и принимать решения: о планах продаж, ассортименту и т.д. Фирма сильно распределена территориально, поэтому аналитики находятся в городах по всей территории России, но административно подчинены только главному офису.
Фактически это удаленные сотрудники, и контролировать их лично было невозможно. Они часто опаздывали или уходили раньше, срывали сроки свода и сдачи отчетности.
Поэтому компания решила внедрить систему контроля именно в этих отделах. От системы требовалось обеспечить такие особенности работы:

  • корректная работа в разных часовых поясах
  • учет региональных нерабочих дней
  • удобство в планировании отпусков и поиска подмены на время отгулов сотрудников
  • частые командировки как начальников (по РФ), так и самих аналитиков (в пределах своих регионов)

Кроме этого, в каждом регионе в основном своя собственная it инфраструктура, и проконтролировать установку системы на каждом необходимом устройстве было бы сложно.

Решение

В процессе анализа выяснили, что все аналитики и плановики используют Skype for Business для работы. Поэтому был выбран SkypeTime, с источником данных Skype for Business. С учетом частых командировок, а также разделенной it инфраструктуры филиалов и центра, была выбрана Cloud версия.

Результат

  • Сокращено реальное время на подготовку отчета: если ранее свод со всех регионов затягивался на 3-4 дня, то после контроля достаточно 1 суток (быстрее на 65-75%). Благодаря этому значительно улучшилась управляемость фирмы.
  • Определены «слабые места» и неравномерное распределение нагрузки. Штат был сокращен на 4 сотрудников – с сохранением качества работы.
  • Улучшилась прозрачность: сотрудники видят загруженность своих коллег и «равняются на лучших». Это убрало одну из причин конфликтов – до этого работники считали, что у начальства есть «любимчики».

Как сократить потери рабочего времени офисного сотрудника?

В России за 2006-2015 руководителей и специалистов высшего уровня стало больше на 5%, а количество работников сельского хозяйства и промышленных предприятий снизилось на 2,5%. В 2015 году управленцев стало в 2,5 раза больше, чем работников сельского, лесного, охотничьего хозяйств, рыбоводства и рыболовства.

Всё больше людей становятся работниками умственного труда, служащими, чиновниками, управленцами и менеджерами. Поэтому важно выявлять и сокращать потери рабочего времени этой группы работников.

Потери рабочего времени белых воротничков можно разделить на 3 группы:

Технические. Производительность работников офиса в прямой зависимости от работы компьютера и программного обеспечения. Если Windows загружается вечность, почта не работает из-за проблем на сервере, а файлы хранятся без организации, сотрудники теряют время не только на протяжении починки, но и в следующий период, из-за фрустрации их производительность будет ниже.

Решение: Инвестируйте в обновление и автоматизацию систем.

Дисциплинарные – это опоздания, ранние уходы, прогулы и различные необоснованные перерывы. Далеко не всегда сотрудники тратят все свое рабочее время на труд. Частое посещение кухни и комнаты отдыха, разговоры на рабочем месте, халатное отношение к трудовым обязанностям приводят к уменьшению эффективности труда. Эти потери следует контролировать в первую очередь и применять различные инструменты для их устранения.

Решение: Введение системы контроля рабочего времени уже само по себе улучшает дисциплину в компании. Дальнейшие решения принимаются по результату мониторинга.

Физиологические. Мозг требует некоторое время, чтобы сконцентрироваться на работе. При этом отвлекающие события – сообщение, звонок или вопрос от коллеги выводят из этого состояния на 15-30 минут. В год из-за частых отвлечений теряются месяцы продуктивной работы.

Решение: Выделите время для концентрации на работе и отдельное время для проверки входящих сообщений, ответов на звонки, встреч и совещаний.

Как сократить потери рабочего времени офисного сотрудника? (.pdf) скачать

Эффективность или продуктивность – нужно ли выжимать воду из камня?

Эффективность и продуктивность схожи по значению и часто используются как синонимы. Но в управлении персоналом акценты у этих понятий разные.

В чём разница?  Повысить эффективность – значит сделать то же, но быстрее. Повысить продуктивность – делать больше за то же время.

В повышении эффективности труда есть ограничения:

  • Некоторые задачи нельзя сделать быстрее. На производстве технологический процесс требует времени, его задают физические или химические законы. В продажах нельзя прервать звонок на полуслове.
  • Необходимо исследовать бизнес-процессы предприятия. Это займёт дополнительное время или вложения.
  • Рост эффективности имеет свой предел — за последние 20 лет большинство предприятий и так внедрили передовой опыт, и дальше выжимать воду из камня невозможно.

Второй подход, который используют компании – повышение продуктивности. Эксперты по проектированию организации и эффективности Майкл Манкинс и Эрик Гартон изучили данные последних 30 лет. Исследование показало:

  • В среднем 15% сотрудников – это «звёзды», которые «тянут всё на себе». Они обладают значительным потенциалом, но работают на ограничивающих должностях. Повышение такого сотрудника приведёт к позитивным изменениям.
  • Мотивированный сотрудник в среднем работает в 2,25 раза продуктивнее.
  • Большинство сотрудников хотят быть продуктивными, но ≈20% рабочего времени уходит на согласования и бюрократию.

Если поиск «звёзд» и развитие потенциала — это дело умелого управления, то побороть бюрократию можно с помощью средств автоматизации. Выручают компьютерные системы электронного документооборота, диспетчеризации задач, управления проектами, контроля рабочего времени сотрудников и многие другие.

Современность требует постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность.

Билл Гейтс

Эффективность или продуктивность – нужно ли выжимать воду из камня? (.pdf) скачать

Time Management контроль и организация

Time Management – контроль и организация

Правильное распоряжение своим временем прямо влияет на достижение результатов или их отсутствие. Непрерывная напряженная работа ведет к усталости и замедлению мыслительных процессов. Для восстановления продуктивности мозг запрашивает, а иногда настойчиво требует перерыва, чтобы «отдышаться». Максимальная отдача возможна только при чередовании периодов работы и отдыха.

Важно: отдых должен быть полноценным. Браузинг социальных сетей за отдых вам не зачтётся, тут важно встать, размяться, походить; если вы практикуете медитацию – отлично, если нет – сделайте себе чашку чего-нибудь и насладитесь ею вдали от монитора.

Сколько должен длиться отдых? Исследования показывают, что человек не может работать результативно более 4х часов подряд. Чтобы продлить период продуктивности необходимо отдыхать, не дожидаясь полного истощения. Общая рекомендация – 15-20 минут отдыха в час.

Как лучше распределять промежутки отдыха – дело индивидуальное. Кому-то подойдет 30 минут отдыха после 2х часов усердной работы, кто-то лучше работает при пятиминутных передышках с регулярностью раз в пол часа.

🍅 Стандартный тайминг техники Pomodoro: 25 минут работы, 3-5 минут отдыха, далее опять цикл 25+5; каждые 4 цикла – более долгий перерыв, 15-30 минут. Итоговый рост эффективности происходит за счет повышения концентрации, меньшего числа отвлечений и снижения усталости от однотипной работы. Техника так же помогает в борьбе с прокрастинацией и ленью.

Чередование труда и отдыха, однако, оставляет место для злоупотреблений – ведь 2-3 минуты вполне могут перерасти в час и более. Поэтому возникает необходимость контроля и аудита рабочего времени сотрудника – как самим работником, так и со стороны.

📈 Если вы сам себе хозяин, тогда к вашим услугам множество приложений, как для компьютера, так и для смартфона. Если же вам необходимо контролировать штат сотрудников – смотрите в сторону систем учёта рабочего времени.

Мы предлагаем СкайпТайм – он регистрирует периоды работы и отдыха, не требует установки на компьютеры сотрудников, не собирает лишней личной информации персонала. Работает на базе Active Directory или Skype for Business, поэтому подойдёт не каждой компании. С другими подобными системами можно ознакомится здесь.

Что делать, если сотрудник постоянно отрывается от работы на перерывы

Что делать, если сотрудник постоянно отрывается от работы на перерывы?

Идеальный мир в котором работник выполняет интелектуальные задачи 8 часов, 5 дней в неделю, 212 дней в году, как предписывает трудовой договор — замечательный, но нереалестичный. Исследования К. Андерс Эриксона говорят о том, что большинство людей могут не более часа непрерывно концентрироваться на работе, при которой необходимо превосходить свои собственные достижения. В то же время, бизнесу важно выполнение максимального колличества работы, а сотрудники, которых чаще можно найти на перекуре, чем за рабочим столом вероятно не ставят в приоритет эффективное использование рабочего времени.

Но как определить, перерыв это дань тайм-менеджменту или разгельдяйство и что с этим делать?

Прежде чем принимать решения о взысканиях и наказаниях, следует произвести анализ ситуации.

1. Оценить причины частых перерывов и их продолжительность

У частых перерывов могут быть объективные причины. Самая банальная – в случае работы с ПК перерывы рекомендованы окулистами; и в целом при малоподвижной работе рекомендуются перерывы на несколько минут.

Так же это может быть частью time management – общая задача делится на мелкие подзадачи, каждой из них выделяется промежуток времени с обязательным перерывом на отдых между «блоками». Статическая нагрузка переносится тяжелее, чем динамическая, поэтому при таком подходе суммарная польза может быть даже выше, чем при «сплошной» работе без перерывов.

Разумеется, продолжительность таких перерывов должна быть в пределах разумного и не занимать большую часть рабочего времени. Более того, если сумма таких «перерывов» превысит 4 часа в течение дня по КЗоТу это будет считаться прогулом.

Что делать, если сотрудник постоянно отрывается от работы на перерывы

2. Оценить полезный результат работы сотрудника, и влияние частых перерывов на него

Зафиксировав отсутствия, следует понять, как именно повлияло частое кратковременное отсутствие на работу сотрудника. Для этого можно сравнить результаты работы одного и того же сотрудника в те дни, когда были допущены частые отсутствия с теми, когда перерывов было мало. Можно так же сравнить результаты работы двух коллег.

Конечно, возникает вопрос самой меры этой эффективности. Тут невозможно дать общих рекомендаций, поскольку они специфичны для каждой сферы. В случае колл-центра это может быть число обработанных звонков, в техподдержке – число решенных задач и отсутствие рекламаций.

Следует так же учесть, что сотрудники трудятся в коллективе и отсутствие одного человека может «застопорить» работу всего остального отдела; с другой стороны возможна ситуация, когда отсутствие человека допустимо при условии, что будет на месте подменяющий с схожими функциями.

3. Определить решение

Если частые перерывы действительно негативно влияют на работу – возможно применить то или иное наказание, так как идет речь о нарушении распорядка труда.

В случае положительного влияния перерывов на производительность сотрудника их необходимо не только разрешить, но и подумать о введении этой практики для остальных работников. Возможен и компромисс, допускающий частые перерывы, но ограничивающий одновременный уход – кто-то должен оставаться в отделе.

В отличие от опозданий или прогулов, факт таких отсутствий сложнее зафиксировать без использования систем учета рабочего времени.

Практически реализовать данный анализ поможет система SkypeTime:

  • Гибкая настройка графика работы как для отделов, так и сотрудников — поможет учесть все особенности графика работы сотрудников, соответственно точно замерить фактически отработанное время.
  • Наглядные диаграммы времени работы – позволяют оценить регулярность перерывов и их продолжительность, сопоставить их с данными о фактически проделанной работе, таким образом вычислив эффективность труда.
  • Возможность сопоставления присутствия всех сотрудников в отделе – позволит выявить взаимное влияние сотрудников друг на друга, «круги по интересам» — коллег которые уходят вместе на перерыв .
как правильно работать с нарушениями работников

Система контроля рабочего времени – как правильно работать с нарушениями работников?

Вне зависимости от механизма и источников работы систем, которые оценивают рабочее время сотрудников, они выявляют прогулы, отсутствия на рабочем месте в течение дня, опоздания и ранние уходы. Информация затем используется начальством (давая возможность оценить время сотрудников) и кадровиками (для составления табелей, осуществления делопроизводства и т.д.)

Опоздания и прогулы дают право работодателю на применение различных дисциплинарных мер в отношении сотрудника – начиная от замечаний и лишения премии, заканчивая увольнением. Будучи зафиксированным в системах, факт этих нарушений будет подтвержденным, и чисто технически наказать работника на основании данных программы за нарушение несложно.

Но применение таких мер приведет к негативу со стороны сотрудника. Поэтому, прежде чем «давать ход» взысканиям, следует провести их оценку, анализ и понять действительную степень вины работника, а в некоторых случаях – прийти к определенному компромиссу.

1. Определение политики компании по нарушениям

Еще до непосредственного контроля, должен быть определен подход или политика к опозданиям сотрудников – иными словами, правильно поставить запятую в «наказать нельзя простить», а также определить возможную строгость наказания.

Факторов, которые влияют на выбор, много. «На поверхности» лежит отрасль, в которой работает предприятие – в транспорте, на производстве, добывающей промышленности трудовой процесс четко привязан ко времени, а потому контроль опозданий, тем более прогулов, должен быть строгим. Однако многие другие сферы деятельности, в том числе связанные с офисной работой, допускают более гибкое отношение.

Другая сторона медали – управленческий подход. Так, если излишне добиваться соблюдения начала рабочего дня, то и уходить сотрудник будет строго «по расписанию», даже в случае необходимости сверхурочной работы.

Так же следует определить политику оформления нарушений – фиксация в виде докладных и письменных объяснительных помогает при трудовых спорах, но может усилить недовольство сотрудника.

2. Определение причины опоздания или прогула и степени вины сотрудника

Хотя бы раз на работу опаздывал каждый, и поэтому все знают, что причин, помимо явной вины сотрудника, может быть множество. Достаточно вспомнить советскую комедию «Неисправимый лгун», где с незадачливым главным героем постоянно с утра случались всякие приключения, из-за которых он опаздывал на работу – от случайного обливания водой из машины-поливомойки, до торжественного приёма у иностранного принца, портсигар которого он случайно нашел.

как правильно работать с нарушениями работников

Уважительную причину нарушения можно подтвердить документально – справкой, повесткой, больничным листом и т.п. Но особняком стоят факторы, которые формально не являются уважительными причинами, но преодоление которых сложно для работника. Показательный пример – транспортные издержки: возникают сильные пробки из-за объездов, или общественный транспорт ходит крайне нерегулярно (в некоторых городах это доказуемо документально, если при гашении билета на нем печатается время). Так же это может быть необходимость отвести ребенка в школу, и множество других случаев.

3. Определение действий

Определив первопричину опозданий, следует определить меры. При наличии уважительных причин наказание не применяется. В случае же явной вины сотрудника, применяется наказание, степень которого определяет руководитель – в том числе и исходя уже упомянутой политики по отношению к нарушениям. Перечень наказаний может быть разным – от наиболее жестких увольнения, выговора, лишения премии, до более мягких предупреждений. В некоторых коллективах распространены полушуточные «наказания» — например, опоздавший делает кофе всему коллективу.

Остаются ситуации, которые находятся «посередине» — где формально работник может влиять на своевременный приход, но это для него трудно. В данном случае необходим более глубокий анализ ситуации. Следует определить, насколько реально достижение компромисса и каков он должен быть- например, в случае транспортных проблем возможно смещение рабочего графика для сотрудников или организация собственных развозок предприятия.

Формально достижение компромиссов не является обязанностью работодателя, но идя таким образом навстречу сотрудникам, он не только снижает негативные последствия нарушений рабочего графика, но и повышает лояльность работников.

4. Повторный контроль после принятия мер

В случае ранее примененного дисциплинарного взыскания следует проверить, насколько оно повлияло на работу сотрудника, и нет ли нужды в более строгих мерах.

В случае, если работнику пошли навстречу, а он все так же допускает опоздания и прогулы – возможно, принятых уступок недостаточно. К сожалению, возможен вариант и того, что работник ввел в заблуждение, и причины нарушений изначально были необъективны.

Система SkypeTime позволяет реализовать все эти требования и рекомендации на практике:

  • с помощью системы заявок на отпуска и отгулы можно своевременно и корректно указать причину своего отсутствия – как на целый день, так и на часть;
  • возможно использование заявок в качестве объяснительных за прошедшие дни;
  • гибкая настройка графика работы как для отделов, так и сотрудников;
  • простой доступ к созданию заявок сотрудниками и согласованию начальством – нет бюрократии;
  • простота повторного контроля и выявления систематических нарушений с помощью встроенных отчетов.
Система контроля и управления доступом и SkypeTime

Системы мониторинга персонала: СКУД или SkypeTime

Как в часах взаимодействие шестеренок и пружин задают работу всего механизма, эффективная работа каждого сотрудника определяет успех всего предприятия. Поэтому руководителю важно контролировать качество работы своих подчиненных. Для этого нередко используют систему контроля и управления доступом (СКУД). Логика при этом проста – сопоставляются данные по времени прихода и ухода через пункты пропуска, и делается вывод о продолжительности работы сотрудника.

Но стоит ли полагаться на эти данные? К сожалению, СКУД не идеальна:

Сам факт прохода пропускного пункта не означает нахождения непосредственно на рабочем месте.

Многие СКУД можно обойти – например, недобросовестный сотрудник может попросить «отметиться» другого вместо него.

Нередко сотрудник может просто обойти сам пункт пропуска.

Программное обеспечение СКУД мало ориентировано на анализ данных, отчетов нет или немного, и они не информативны.

Эти недостатки могут быть решены внедрением более проработанной, сложной (и, как правило, более дорогой) системы. Но полученная информация все равно не даст ответа на более важные вопросы – чем сотрудник занимался на рабочем месте, насколько продуктивной, равномерной и корректной была его работа.

Что же делать? Решение – привлечение дополнительных данных для сопоставления с собранным СКУД, что позволило бы увидеть закономерности и направления развития. Это могут быть данные о работе сотрудника на компьютере с различными системами. Вариантов много — это нахождение онлайн и коммуникация по Skype for Business/Lync, использование внутрикорпоративных ресурсов и удалённых рабочих столов, логи операционной системы и многое другое.

система мониторинга рабочего времени skypetime

Такой подход позволяет решить указанные ранее проблемы — если сотрудник и обойдет СКУД тем или иным образом, данные из других источников покажут реальную картину. Именно такой подход использует система SkypeTime. При этом это лишь одна из многих доступных возможностей:

Анализ группы сотрудников или отдела в целом

Анализ работы сотрудника будет наиболее полным только в сопоставлении с коллегами. Не уходят ли на перерывы все вместе «за компанию»? Нет ли моментов, когда в отделе никого, а фирма теряет клиентов?

Развитая система отчетов, более интуитивный и удобный интерфейс

SkypeTime ориентирован на обычных пользователей, менеджеров и сотрудников отделов кадров. Поэтому доступны актуальные и удобные отчеты – ничего лишнего.

Комплексный подсчет продолжительности рабочего времени

Имея данные из различных источников, можно настроить различные правила учета рабочего времени для разных групп сотрудников, учитывая особенности их труда.

Дополнительные данные для анализа безопасности информационных систем

Можно увидеть потенциальные риски безопасности – например, сотрудник не находится на рабочем месте, однако от его имени идет взаимодействие с конфиденциальными данными.

Модульная система

Концентрируйтесь на одном источнике данных или сравнивайте различные. А если появятся новые источники данных, будет возможность легко добавить их.

Система различных графиков работы

Учет отпусков, отгулов и больничных

Контроль опозданий и отсутствий

Возможности автоматических оповещений

Нет необходимости ставить дополнительные программы на каждом устройстве

Почему системы контроля рабочего времени не всегда полезны, и как это исправить

Почему системы контроля рабочего времени не всегда полезны, и как это исправить

Любая работа – это место, где встречаются интересы самих работников и начальства. Сочетаются при этом они по-разному – от сотрудничества и взаимной поддержки в одних вопросах (привет, идеальный мир!) до конфликтов интересов в других. Несомненный пример последнего – это контроль рабочего времени сотрудников. Начальник действительно должен иметь представление о том, как именно его работники тратят рабочее время, сколько они работают. С другой стороны, для самих работников такой контроль воспринимается негативно.

В конечном счете желание начальства перерастает в принятие мер по контролю – установке системы. На фирме оглашается «мегапроЭкт», назначаются ответственные и полуответственные. Находятся и покупаются какие-то программы для контроля рабочего времени. Желание формулируется просто – максимальное количество информации без ограничений. Поэтому выбирают программы-шпионы: «Большой Брат следит за тобой!», которые устанавливаются на каждом компьютере и собирают все «что надо и не надо».

При этом, разумеется, мало кому из подчиненных это нравится. Причин много: это и природная непереносимость каждого человека «шпионства» над собой, нежелание раскрытия личной информации, привязка к определенным стереотипам и, будем честными, желание скрыть какие-то свои огрехи.

Конфликт интересов приводит к непринятию и противодействию со стороны работников при внедрении и работе системы. Ухудшается «микроклимат» в коллективе, работники работают даже хуже. Иногда и сами программы-шпионы глючат, затормаживают систему, своей работой отвлекают сотрудника, что ведет к еще большему падению производительности труда.

Почему системы контроля рабочего времени не всегда полезны, и как это исправить

К тому же для некоторых работников такой контроль становится «последней каплей» из-за которой они уходят из фирмы. В числе их вполне может быть и «счастливый» сотрудник, которому поручили непосредственный контроль рабочего времени — «снежный ком» собранной информации нарастает, а что с ней делать – непонятно.

В конечном счете от программы отказываются или используют очень ограниченно, что приводит к формализму контроля. Поставленные изначально цели не достигнуты, время потеряно, расходы понесены, часть ценных кадров уволилось, «ответственные за мегапроЭкт» получили нагоняй от высшего начальства. Возможно поэтому такие программы распространены не столь широко.

Но в чем на самом деле причина провала? Дьявол кроется в деталях – тот самый конфликт интересов, о котором говорилось в начале, наоборот усилился, что и привело к неудаче. Поэтому вместе с внедрением системы такой конфликт интересов должен быть смягчен. Эффективнее всего этого можно достичь еще в самом начале путем правильного подхода к постановке задач, выбору и использованию системы:

Должны быть поставлены четкие задачи и ожидания от системы. Это нужно не только для того, чтобы затем четко оценить эффективность системы по уровню выполнения задач, но для трансляции этой информации коллективу, что снизит негатив и слухи.

Ограничение собираемой информации. В систему не должно попадать ничего, кроме данных, которые оценивают работу сотрудника. Это, вместе с прозрачностью системы, повышает уровень доверия к ней и снижает негатив. Кроме того, сбор некоторой информации, например личной переписки и введенных паролей, может быть вовсе незаконен. Так же это упрощает и сам контроль, и обработку собранной информации.

Информация о системе должна быть четко доведена персоналу. Это поддерживает уровень коммуникации и снижает негатив. Следует четко очертить как, для чего будет использована система, указать персоналу ожидания от них.

Одновременно должен быть налажен канал обратной связи (чтобы могли быть разрешены спорные моменты, технические сбои, снижено недовольство). В ином случае в коллективе негатив, питаемый слухами, по отношению к системе будет только увеличиваться.

Система должна быть прозрачной для сотрудника. Работник должен иметь возможность сам увидеть данные по себе, понять, как они рассчитываются и откуда берутся. Это дает ему возможность контроля самого себя, он видит какая именно информация по нему передается в систему, убедиться в том, что не передается ничего лишнего или ложного, иными словами, что система не «шпионит» за ним. Эффект самоконтроля подчиненных выгоден и начальству.

Стоит избегать прямого транслирования в штрафы или KPI. Хотя системы собирают достаточно точные данные о работе сотрудника, далеко не всегда эти данные дадут оценку непосредственно эффективности, или пользе. Так же, системы собирают активность пользователей преимущественно на различных устройствах (ПК, СКУД и т.д.), тогда как работник может находиться на совещании, помогать другому сотруднику и т.п. Поэтому использовать эти данные пропорционально в системе мотивации (что чувствительно для сотрудников) не следует.

Следует избегать установки программ-агентов на каждый компьютер. Это усилит негатив от наблюдения, а также потенциально позволит продвинутым сотрудникам повлиять на программу. Плюс сама организация такой установки может быть трудозатратной, если компьютеров много.

Система не должна приводить к отвлечению сотрудника и не замедлять персональный компьютер/серверы. Использование системы сбора данных не должно снижать производительность труда, отвлекая сотрудника и вызывая дополнительное недовольство.

Конечно, подход «мягкого» мониторинга имеет свои недостатки – в первую очередь в количестве собранной информации. С другой стороны, такой подход сохраняет «микроклимат» в коллективе и смягчает конфликт интересов, что позволит системе в конечном счете закрепиться и приносить положительный эффект.

график отпусков

Эволюция графика отпусков

эволюция графиков отпусков

График отпусков. Его составления требует закон, он необходим руководителю для планирования проекта и до́рог каждому сотруднику. Как упростить его составление, изменения, процесс принятия и какие задачи можно автоматизировать?

В зависимости от размера компании подойдут различные способы ведения графика отпусков.

Для маленькой компании или отдела подойдёт календарь в облаке – Google Calendar, iCloud календарь или общий календарю в Outlook.

Плюсы этого решения: наглядный график, совместный доступ к календарю, оповещения об отпусках и что важно — бесплатно.

Минусы: нет автоматизации подсчета количества отпускных дней по сотруднику/отделу/компании; требуется ручная работа для представления графика в форме, установленной законом.

Второе решение — доработанный Excel файл. Например, решения представленные здесь и здесь.

эволюция графиков отпусков

Для крупной компании актуальна максимальная автоматизация процессов, в том числе процесса сбора заявок на отпуска и принятия решения по ним. А с открытием удаленных филиалов перед отделом кадров встает задача проверки присутствия сотрудников на рабочем месте и сопоставление с графиком работы и графиком отпусков. Этот процесс можно автоматизировать с помощью систем учета рабочего времени. Они собирают заявки на отпуска, ускоряют процесс утверждения отпусков руководителем и отделом кадров, отслеживают работу сотрудника, сверяют отсутствие на рабочем месте с графиком, а в случае нарушений, автоматически запрашивают причину отсутствия у сотрудника, и направляют извещение ответственному менеджеру.

Система учета рабочего времени позволяет рассмотреть график труда каждого сотрудника и анализировать производительность отдела в целом. Дает сводную информацию по опозданиям, ранним уходам, переработке или недоработке.

Плюсом некоторых систем является возможность интеграции с уже существующими ИТ решениями и инфраструктурой компании:

  • интеграция с 1C;
  • интеграция с Active Directory;
  • интеграция с Outlook;
  • интеграция со СКУД (система контроля и управления доступом).

— Чем ещё может быть полезно совмещение автоматизации и графика отпусков?

— ИТ безопасность. Об этом в следующий раз.